―イベント運営のプロフェッショナルー

今回のブログでは、イベントの内容についてお話いたします。
株式会社CHIYOでは今まで多くの屋内、屋外のイベントや催事等の運営実績があります。
具体的な実績内容についてはhttps://www.chi-yo.jp/gallery/category/event/をご参照ください。

これまで携わらせて頂いたイベントは内容、開催地、期間は、ご依頼の時点で決まっている事が多かったです。
過去の、ご依頼内容を踏まえて開催まで株式会社CHIYOがサポートさせて頂く内容を以下にまとめましたので、今後イベント実施をご検討の方はご参考にして頂ければ幸いです。

企画

イベント内容は決まっていますが開催中の詳細をより具体的にするため、またスムーズ且つ迅速に対応出来るように企画段階から携わらせていただきます。
イベントは当日来場していただく、お客様が満足感を得られること、クライアント様(主催者)が求めている成果を出す事が成功であり、次のイベント開催にも繋がります。
企画はイベントの目的やターゲット、内容を決める事から始まり、併せて今後の運営方針にも大きく影響してきます。
そこで6W2Hをそれぞれ確認してみましょう。

■why;何を目的としてイベントを開催するのか

1つのイベントに対して、複数の目的があることも珍しくありません。目的を達成するためのアプローチの方法を発見する為にもメインの目的を明確にするファーストステップ

■who;イベントは誰が主催し、誰を協力者とするのか

主催者が明確だとしても、規模が大きくなればなるほど他社の協力は必要になってくることを考慮して、リサーチを行い、どの業務をお願いするかを明確にし、開催日から逆算して、いつ依頼をするかを検討

※規模にもよりますが協賛等も含みます

■whom;誰にイベントに参加して欲しいのか

成功には集客は欠かせませんが、沢山の来場があったとしても目的に沿ったターゲット層でなければ、満足度や評価に大きく影響する為、ターゲット層を明確化

■what;どんなコンテンツでイベントの目的を達成するのか

ターゲットが何を求めてイベントに参加するかを考え、イベントのコンセプトを決定し、メインコンテンツ、サブコンテンツの提案

■when;イベントの開催日時、どのタイミングで告知を行うのか

長期間のイベントであれば運営する時間は特別気にしなくても問題はないと思いますが、開始日は、既に発表されているイベントの日程や、同じターゲット層に向けた競合イベントのリサーチを行った上で決定する事が集客率UPに繋がる

告知のタイミングは一般的に1.5~2ヶ月前に始めるのがベストとされている

■where;イベントはどこで行うのが最適なのか

屋内、屋外場所は様々ありますがイベントの内容で大まかに候補を出し、よりコンテンツに最適な場所の選定と併せて、会場までのアクセスなども考慮

■how;どのようにイベント進行を行うのか

1日のイベントであれば全体の進行表、各担当のタスク表を作成し内容の可視化
イレギュラーな対応も迅速に行えるように事前に様々なケースを設定したロールプレイング

■how much;イベントにかかる予算はいくらなのか

施設利用料、機材・備品費用、コンテンツ費用、施工費用、告知・集客関連費用。他にも運営にまつわる費用は沢山ある中で費用に優先順位を付けて予算出し

人材確保・育成

募集媒体の選定、掲載期間やプランのご提案、お打合せと併せて掲載内容のチェック、応募者との連絡、面接内容の確認、採用通知等、人材確保の第一段階を行い、同時に研修内容の確認、研修スケジュール、マニュアル作成、シフト作成などを行い責任者による研修を行います。
開催中もステップアップを図るため、ステップごとの教育スケジュール作成し、日々スタッフのフィードバックを行い、スキルもモチベーションも上げ、運営内容も好評価を頂けるように責任を持って取り組んでおります。

メニュー開発

ご依頼内容には飲食部門が関連していることが多いので、飲食部門は、殆ど一括して承っております。
イベント内容に沿ったメニュー考案は規模によって様々ですが、ご依頼を受けた時点で開始いたします。
数、名前、工程、と、クライアント様とのヒアリング、試作試食を重ねて決定、同時に取引業者の選定、原価、価格の算出、レシピ作成、HACCP管理表(衛生管理表)作成を行い、先述した研修時にスムーズに進行出来るように早期からの準備を行い完了いたします。

レイアウト

複数のコンテンツがある場合は、お客様やスタッフの動線、受付フロー、避難経路、バックヤード等、全て考慮して安心安全な運営を行えるように会場のレイアウトのご提案を行います。

許認可申請

飲食部門は飲食店営業の許可が必須です。
図面を基に管轄保健所に相談し現地調査の日程を組み、立会い、承認、許可書取得。管轄保健所により義務化されたHACCPの取り組み内容のヒアリングや実施状況の確認もありますが事前準備、スタッフ教育にも組み込んでいることで円滑な対応が可能です。また食品衛生責任者の届出も同時期に行います。

ご依頼によっては、消防の許認可申請を承ります。
「防火管理者選任届出書」「防火対象物使用開始届出書・防火対象物工事等計画届出書」「消防用設備設置届出書」「消防計画の届出」など施工業者様やデザイン会社様が申請する事もありますが、弊社でも対応は可能です。

サービス教育

冒頭で記したように、『イベントは当日来場していただく、お客様が満足感を得られること、クライアント様(主催者)が求めている成果を出す事が成功』

お客様に満足していただくことは実店舗の飲食店でもイベントでも同じだと考えます。
お客様は期待を持って、ご来場してくださります。特にイベントは期間を設けての開催となれば一般的な飲食店を訪れる時よりも期待値は自ずと高まります。
イベントの規模、スタッフの人数に関係なく、私達はお客様を笑顔にする事を目標に携わらなければなりません。スタッフ1人1人、コンセプトがブレないよう協調性を持ち、個性を活かしたサービスが出来るよう指導者も視野を広げ、教育に注力いたします。
お客様に、また体験したくなるような非日常を堪能していただき、次のイベント開催に繋がるようクライアント様を成功に導くサポートをいたします。

コスト管理

クライアント様の要望に沿った予算での、適正な人員配置でのシフト作成や、ABC分析による仕入れ、仕込み数を数値化し廃棄を防止し原価率の安定化を図ります。
また日々の天候や周辺のイベント内容のリサーチも行い来場の予測を立てて人件費のコントロールも日々行います。

集客アプローチ

承認を得た上でのSNSでのアプローチで来場率UPを図り、接客サービスでの満足度を上げ再来店に繋げる為にも、お客様の声や来店動機も改めてリサーチを行い運営努力いたします。


様々な内容のイベントや催事販売のご依頼を頂き、培っていたノウハウを最大限に活かして運営してきた事で再度ご依頼をいただく事も数多くあります。
過去の実績内容に満足することなく変化していく現代社会の声に耳を傾け、ウィズコロナに合わせた体制を整え多くのお客様に喜んでもらえるようなイベント、催事を実現すべく株式会社CHIYOは更なる飛躍を目指しております。

この時代でも今までと変わらぬ笑顔、喜び、感動を届けられる可能性があること。
その可能性を広める必要があること。
この信念をもって邁進してまいります。
皆様の事業実現をサポートさせて頂けましたら幸いです。
是非お気軽にお問い合わせください。

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