近年、飲食店では期間限定のイベントを開催するケースが増えています。新メニューの販売やコラボレーションイベントなど、さまざまな目的で行われるものですが、いずれも受付スタッフの役割が大きく影響します。来店客の第一印象を左右するだけでなく、スムーズな運営やトラブルの防止にも貢献します。
そこで、飲食店の運営代行を事業の主軸とする企業として、期間限定イベントの受付スタッフの役割と重要性についてお話いたします。
期間限定イベントの受付スタッフの役割
期間限定イベントの受付スタッフは、主に以下の役割を担います。
・ご来店されたお客様の受付、ご案内
・イベントの説明や質問へのご対応
・予約の受付、管理
・イベントの進行管理
・トラブルシューティング
ご来店されたお客様の第一印象を左右する重要な役割です。
笑顔や明るい声掛けで、ご来店されたお客様の不安や疑問を解消し、気持ちよくイベントに参加できるようにしましょう。
また、イベントの内容や流れをしっかりと理解し、ご来店されたお客様に正確に伝えることも重要です。ご予約の受付や管理も、イベントの円滑な運営に欠かせません。
さらに、イベントの進行管理やトラブルの対応も、受付スタッフが担う重要な役割です。
イベントがスムーズに進行するよう、適切なタイミングで指示を出したり、トラブルが発生した場合は迅速に対応できるようにシミュレーションを重ねることも大切です。
期間限定イベントの受付スタッフの重要性
期間限定イベントの受付は、イベントの成功に欠かせない存在です。
ご来店されたお客様の第一印象を良くすることで、リピーターやSNSでの拡散に繋がります。
また、イベントの説明や質問への丁寧な対応で、ご来店されたお客様の満足度を高めることができます。
さらに、ご予約の受付や管理をしっかりすることで、イベントの運営をスムーズに進めることが出来ます。
トラブルの対応も、受付スタッフの重要な役割です。トラブルが発生した場合は迅速に対応することで、ご来店されたお客様の不安や不満を解消し、イベントのイメージダウンを防ぐことができます。
期間限定イベントの受付スタッフの採用ポイント
期間限定イベントの受付スタッフを採用する際、以下のポイントを押さえましょう。
・接客スキル
・イベントに関する知識
・対応力
接客スキルは、期間限定イベントの受付スタッにとって最も重要なスキルです。ご来店されたお客様に気持ちよく過ごしてもらうために、笑顔や明るい声掛け、丁寧な対応ができるスタッフが良いでしょう。
また、イベントに関する知識や経験があると、ご来店されたお客様の質問や疑問に的確に答えることが出来ると予想されます。さらに、トラブルが発生した場合も、落ち着いて対応することが出来るでしょう。
対応力も、受付スタッフに求められるスキルです。イベントの進行状況や、ご来店されたお客様の状況に応じて、臨機応変に対応できるスタッフであることもポイントです。
期間限定イベントの受付スタッフの教育・研修
期間限定イベントの受付スタッフを採用したら、しっかりと教育・研修を行うのは実店舗と同じように大切な事です。
接客スキルやイベントに関する知識を身につけてもらうことで、ご来店されたお客様の満足度を上げることができます。
また、トラブル対応のスキルを身につけてもらうことで、万が一の際にも対応出来るようになります。
教育・研修内容
具体的な教育・研修の内容は、イベントの規模や内容によって異なりますが、一般的な内容は以下、ご参考ください。
【接客スキルの研修】
笑顔や明るい声かけ、丁寧な対応など、基本的な接客スキルを身につけてもらう
・笑顔で明るい声掛けをする
・丁寧な言葉づかいや身振り手振りを身につける
・クレーム対応
【イベントに関する知識の研修】
イベントの内容や流れ、注意事項などをしっかりと理解してもらうことが目的
・イベントの概要や目的の理解
・イベントの内容や流れの把握
・注意事項を理解
【トラブル対応の研修】
トラブルが発生した場合に適切にたいおうするための研修を行います
・トラブルの種類や原因を理解
・トラブルが発生した場合の対応方法を学ぶ
・トラブルが発生した場合の心構えを身につける
教育・研修の実施方法、工夫
【実施方法】
・座学
・ロールプレイング
実際の接客やトラブル対応を想定したロールプレイングで、実践的スキルを身につけることを目的とする
・ＯＪＴ
実務を経験しながら、社員・先輩スタッフから直接指導を受ける
【工夫】
・座学やロールプレイングではスタッフの理解度を都度、把握しながら進める
・ＯＪＴなどを通じて、実践的な経験を積み、スキルの定着を図る
・スタッフのスキルや課題を把握し、必ずその日のうちにフィードバックを行うことが、より効果を生む
トラブルシューティング
期間限定のイベントでは規模、コンセプト、開催地によって発生する内容は異なりますが一般的に挙げられる以下のトラブルの内容を想定しておくことを、お勧めします。
・予約のキャンセル
・ご来店されるお客様の遅延、キャンセル
・混雑による待ち時間の長さ
・イベント内容や進行の不備
・機器や設備の故障
・食材や食器の不足
・飲食物の異物混入
・スタッフの体調不良や欠勤
・お客様の体調不良
・クレーム
またトラブルの内容を想定して、発生した場合に迅速に対応するために以下の準備することもおすすめします。
◆トラブルの想定
トラブルの種類や原因を想定し、対応策を検討
◆連絡網の整備
トラブルが発生した場合に、関係者へ迅速に連絡できるようにする
◆備品の準備
トラブルが発生した場合に備えて、代替機器や食材、食器などを用意しておく
その他
屋外イベントの際は、天候によって開催中止の判断が必要になることもあります。
このような場合の対応方法や対応する際の注意点を下記、ご参考にしてください。
◆ご来店されたお客様の安全確保
当日、天候が悪化した場合は、ご来店されたお客様の安全を確保するために、イベントの実施を中止したり、屋内への移動を促したりするなどの対応が必要となります
◆ご来店されるお客様への連絡（主に完全予約制の場合の対応方法）
イベントの実施を中止する場合は、ご来店されるお客様に事前に連絡することが必須です。
連絡方法としては直接のお電話。HPやSNS、メールなどでの告知も挙げられます。
◆イベント内容の変更
悪天候の影響でイベントの内容が変更になる場合は、事前に告知をするのことが必要です。また、イベント内容の変更に伴い、スタッフの配置や運営方法なども変更する必要も出てきます。
円滑にイレギュラー対応を行うために以下の準備をおすすめします。
◆天気予報の確認
イベント当日の天気用法をしっかり確認し、悪天候が予想さ有れる場合は早めに対応策を検討します
◆連絡網の整備
関係者との連絡網の整備をし、イベントの実施中止や内容の変更などの情報が迅速に伝達できるようにしておくことが大切です。
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